Surju valla omavalitsusorganid, Surju Vallavalitsus ja Surju Vallavolikogu, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Surju Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.
Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Surju Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.
Mõningaid isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu alljärgnevalt:
1) valla omavalitsusorganite õigusakte (vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused) ja protokolle säilitatakse alalisena;
2) rahvastikuregistri alusdokumentidena säilitatakse elukoha- ja isikuandmete teated 25 aastat, sünni registreerimise avaldused 5 aastat, surma registreerimise avaldused üks aasta;
3) ehitiste ja maa kasutamisega seotud dokumendid säilitatakse alalisena;
4) vallaeelarvest makstavate tasude, hüvitiste, toetuste, õppelaenu kustutamisega jms seotud dokumendid säilitatakse 7 või 10 aastat;
5) eraisikute kirjavahetust säilitatakse 3 või 5 aastat, valimisküsimustes 15 aastat. Õigusaktidest tulenevalt võib kirjavahetusel olla ka lühem või pikem säilitustähtaeg;
6) vallaga töö- või teenistussuhtest lähtuvalt on personaliga seotud dokumentide üldine säilitustähtaega 50 aastat; 2009. aastast säilitatakse töölepinguid 10 aastat lepingu lõppemisest arvates; tööohutuse ja töötervishoiuga seotud dokumente säilitatakse 10 aastat; atesteerimiselehti 25 aastat; vallavanema käskkirju puhkusele lubamiseks, teenistus- või töölähetusse suunamiseks, isikliku sõiduauto teenistusülesannete täitmiseks kasutamise hüvitamiseks 7 aastat;
7) ametiasutusse tööle kandideerimisel avalikul konkursil osalemise dokumente säilitatakse 5 aastat;
8) füüsiliste isikutega sõlmitud töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat;
9) väärteomenetluse toimikuid säilitatakse 10 aastat;
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna isiku kiri sisaldab selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
Hoolimata juurdepääsupiirangust, väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest, lepingust või muust toimingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).
Kui kirjaga soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-postiaadress, telefoninumber).
Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Surju Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs internetis Surju valla veebilehelt http://www:surju.ee.
Vastavalt Avaliku teabe seaduses sätestatule kantakse dokumendiregistrisse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:
1 kellelt on saabunud või kellele väljastatud;
2 saabumise või väljastamise kuupäev;
3 mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);
4 dokumendi rekvisiidid;
5 dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
6 dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.
Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime. Kui ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse § 35 alusel võib riivata kirja saatja või saaja eraelu, on dokumendiregistri avalikus vaates kirja saaja või saatja nime initsiaalid.
Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele peavad kohaliku omavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Vastavalt haldusmenetluseseadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes "Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
1) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
Internetipõhises väljaandes ??Ametlikud Teadaanded´ avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13).
Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus valla ajalehele Surju Sõnumid vastsündinute nimed, et õnnitleda nende vanemaid, eakate vallaelanike nimed, et õnnitleda neid sünnipäeval, Isikud, kes ei soovi, et nende endi või nende lähedaste nimed õnnitluseks ajalehes avaldatakse, teavitagu vastavast asjaolust sünni ning enne sünnipäeva saabumist vallavalitsusevallasekretäri (tel 44 60842, See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.).
Õigus tutvuda enda andmetega
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Kui soovite nende väljastamist paberil, võtame seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest.
Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
1 kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
2 takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
3 raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
4 ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.
Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.
Teil on õigus esitada meie otsuste peale vaie või pöörduda halduskohtusse.
